現場やフリーランスの「細かい手作業」を、小さな道具と型で減らします。 設備点検の写真→Excel報告書／Web制作の初回返信／業務の棚卸し。 作った過程と実際の数字を、うまくいかなかった分も公開。 ▼記事はこちら
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このアカウントについて。
仕事の中の、細かくて面倒な手作業を減らす小さな道具を作って公開しています。
・設備点検の写真をExcel報告書にする
・Googleマップの保存地点の差分を調べる
・Web制作の初回返信で聞くことをそろえる
作る過程、実際の数字、うまくいかなかったことも記事にしています。業務の棚卸しやAI活用で分かったことも書いています。
▼記事はこちら
note.com/smallapplab
「思っていたのと違う」と言われるのは、機能の説明不足よりも目的の一文がズレていることが多いです。
×「会社の情報を載せるサイト」
○「問い合わせを増やすために、施工例を見せて電話番号まで迷わせないサイト」
目的を1行で書いて先に確認してもらう。ここが合えば、あとの詳細は直しても一周増えません。
初回返信で聞く項目の型はこちらに置いています（登録不要）
us-account.github.io/c123-wt…
工事写真の振り分けに時間がかかるとき、原因は撮った後の作業より前にあることが多いです。
・撮影前に決める：どの工程・どの位置の写真か
・撮った後に決める：ファイル名、並び順、貼る場所
後者は何回でも直せますが、前者は撮り直しに行くしかありません。先に決める項目だけを撮影前の1枚目に写し込んでおくと、あとの振り分けが照合作業になります。
記録の作り方はこちらに書いています
note.com/smallapplab/n/n5d10…
作業範囲を細かく書いても、工程が止まることがあります。
抜けているのは「決めきれなかったときに誰が決めるか」のほうです。
工程表に決裁者の列を一つ足すだけで、止まりそうな場所が先に見えます。範囲より、判断の持ち主のほうが抜けやすいです。
工事写真の撮り忘れに気づくのは、たいてい現場を出て事務所に戻ってからです。
工種の切り替わりで黒板だけを1枚撮っておけば、現場を出る前に枚数を数えるだけで欠けが分かるはず、という机上の案です。中身は見ません。並行工種の現場では成立しません。
note.com/smallapplab/n/n5d10…
見積もりを出したあとに「思っていたのと違う」と言われたとき、仕様を詰め直すより先にやることがあります。
目的を一文で書き直して、相手に確認してもらう。
ズレの原因は機能ではなく目的のほうが多いので、合っていないまま詳細を直すと往復が一周増えます。
初回の問い合わせが本気かどうかは、文面の丁寧さでは分かりません。見るのは、こちらが質問を返したあとの答え方です。
・聞いた項目に、分かる範囲でも答えが返るか
・「まだ決まっていない」をそのまま書いてくれるか
・誰に確認するかが出てくるか
丁寧な長文でも、どの質問にも触れていない返信は、まだ比較検討の段階のことが多いです。
そこで切るのではなく、こちらの出し方を変えます。全部を聞き直さず、効く1問だけ返す。
同じ内容を2回打ち直しているなら、手を入れるのは作業の途中ではなく入口です。
写真の中の数字、ホワイトボードの文字、チャットの報告。この3つは、記入の時点で文字にしておけるかを見るだけで、転記そのものが消えることがあります。
道具を増やす前に、入口を1か所だけ。
縦動画を2本目まで出したので、数字だけ置いておきます。
1本目：表示81・平均視聴時間9秒（尺20秒）
2本目：表示6・平均視聴時間1秒
2本目は冒頭だけ変えたのですが、表示数が違いすぎて比較になっていません。「1つだけ変えて試す」も、届く量が揃っていないと検証にならないと分かりました。
次は同じ時間帯・同じ尺で出して、冒頭だけ変えます。
同じ内容を2回打ち直している作業、だいたいこの3つのどれかです。
・紙やホワイトボードから台帳へ
・チャットの報告から日報へ
・写真の中の数字から表へ
共通点は「元のデータが文字になっていない」ことです。自動化を考える前に、記入の時点で文字にしておけるかを見ると、そもそも転記が消えることがあります。
道具を増やす前に、入口を1か所だけ変える。
自動化したい業務の順番を決めるとき、実データは渡さなくても進められます。
使うのは公開情報・匿名化情報・集計情報・模擬情報の4種類だけ。氏名や取引明細は見なくても、候補の並べ方は決まります。
この考え方でどこまでやるのか、範囲と進め方をページにまとめました。
note.com/smallapplab/n/nfb1d…
#業務効率化 #業務自動化
自動化したい業務を決めるとき、実データは要りません。
必要なのは4つだけです。
・月に何回発生するか
・1回あたり何分か
・人が判断している箇所の数
・間違えたときに何が起きるか
これが言えない業務は、まだ観測から始める段階です。
手順は全部書きました。
note.com/smallapplab/n/n8eab…
#業務効率化 #業務改善
同じテーマを、形式だけ変えて3回出してみました。
テキストのみ＋リンクあり 表示30
テキストのみ 表示12
画像あり＋リンクなし 表示38
フォロワー11人のアカウントなので母数は小さいですが、リンクを外して画像を付けたときが一番伸びました。
まだ1回ずつなので、もう少し試します。
Web制作で着手後に止まる原因は、たいてい原稿と写真です。
・「なるべく早く」ではなく日付で決める
・揃わなかったときの進め方も同じ場で決めておく
この2つを入口でやると、あとの交渉が手順の確認で済みます。
確認する5項目と、そのまま送れる依頼文をまとめました。
us-account.github.io/c123-wt…
